Umlegbare Kosten bei Vermietung: Möglichkeiten und Grenzen

Zu der Kaltmiete zahlt jeder Mieter Nebenkosten. Ihre jährliche Abrechnung sorgt oft für Unbehagen, denn nicht selten geraten Posten in die Abrechnungen, die nicht umlegbar sind. So entwickelt sich ein Streitpotenzial, dass das Verhältnis vom Mieter zum Vermieter nachhaltig beeinträchtigen kann. Es ist daher wichtig, dass Sie sich als Vermieter hinreichend darüber informieren, was umlegbare Kosten bei der Vermietung sind. So lässt sich eine korrekte Abrechnung erstellen, die alle Kostenblöcke detailliert aufführt. Dies verhindert unnötige Probleme mit den Mietern und sichert die Rentabilität Ihres Investments ab.

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Klar definiert: die Betriebskostenverordnung

Unter den Betriebskosten – oft auch Nebenkosten genannt – sind alle regelmäßig laufenden Kosten zu verstehen, die dem Eigentümer durch die Nutzung seines Hauses, den Nebengebäuden und des Grundstücks entstehen. Sie sind in § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) fixiert. Es sind demnach Kostenblöcke, die immer wieder anfallen, weswegen gemäß § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) Abs. 2 die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten dazu nicht zählen. An den Betriebskosten darf der Vermieter den Mieter beteiligen, weshalb sie oft als umlegbare Nebenkosten bezeichnet werden. Die Pauschale ist zudem unter dem Begriff Warmmiete bekannt. Welche umlegbaren Betriebskosten es im Einzelnen gibt, zeigen die folgenden Kapitel.

Aufzug

• alle Kosten für die Stromversorgung, die Aufsicht und Überwachung sowie die Pflege
• die Kosten für den Wartungsvertrag aber nicht die Reparatur
• nicht für Mieter im Erdgeschoss

Beleuchtung

• Energiekosten für die Außenbereiche, Treppenhäuser und Gemeinschaftsräume
• nicht umlagefähig: Kosten für eine zeitlich begrenzte oder einmalige Beleuchtung

Entwässerung

• oft von öffentlichen Entwässerungseinrichtungen durchgeführt
• Gebühren für die Entwässerung: Kanal- und Sielgebühren
• Kosten für die Bewirtschaftung der Anlage

Gartenpflege

• regelmäßige Pflege der Grünanlage und eines etwaigen vorhandenen Spielplatzes
• wenn Gartenpflege nicht durch Hauswart erfolgt: Kosten für den Gärtner

Gebäudereinigung

• Putzmittel zur Reinigung des Hauses
• wenn Gebäudereinigung nicht durch Hauswart erfolgt: Kosten für die Reinigungsfirmen

Hauswartkosten

• alle Lohnkosten sowie Lohnnebenkosten
• keine Sonderaufwendungen für Verwaltungs- oder Reparaturarbeiten des Hauswartes

Heizung

• finanzielle Aufwendungen für den Betrieb der Zentralheizung sowie der Abgasanlage und den Eichkosten
• Gebühren für die Wärmelieferungen
• jegliche Kosten für die Verbrauchsaufteilung, Verbrauchserfassung und auch die Berechnung des Verbrauchs
• Reinigungs- und Wartungskosten einer Etagenheizung oder Gaseinzelfeueranlage
• Kosten für die zentrale Brennstoffversorgung

Kabelanschluss/Antenne

• anfallende Grundgebühren und Wartungskosten
• Energiekosten und Betriebskosten für die Anlage der Antenne sowie der Verteileranlagen
• Kosten für die Urheberrechte für Kabelweitersendung

Müllabfuhr

• Abholung des Mülls
• Kosten für den Müllschlucker, die Kompressoren und Absauganlagen
• Kosten für die Müllmengenerfassungsanlagen
• Berechnungskosten

Öffentliche Lasten

• die Grundsteuer
• nicht umlagefähig: die persönlichen Steuern eines Vermieters wie die Einkommensteuer aus der Vermietung

Schädlingsbekämpfung

• Kosten für den regelmäßigen Einsatz von Insektenspray
• nicht umlagefähig: Kosten bei einem einmaligen Befall

Schornsteinfeger

• wenn nicht in Heizkosten bereits enthalten: Kehrgebühren

Sonstige Betriebskosten

• Beispiele: Schwimmbäder, Wartungsgebühren für Feuerlöscher, Fitnesscenter
• müssen im Mietvertrag detailliert erwähnt werden

Straßenreinigung

• grundsätzliche Gebühren für die Straßenreinigung
• Kosten für Schneedienste und Streudienste

Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgung

• wenn nicht bereits im Block Heizung oder Warmwasser abgerechnet
• je nach Einzelfall Kosten für regelmäßige Inspektionen

Versicherungen

• Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung (greift bei Sturmschäden, Feuer, Wasserschäden und anderen Elementarschäden)
• Versicherung des Öltanks
• nicht umlagefähig: Versicherung gegen Mietausfall oder Mietnomaden

Warmwasser

• Kosten für den Betrieb der zentralen Warmwasserversorgung
• Wartung von den Warmwassergeräten

Wäschepflegeeinrichtung

• Energiekosten für den Betrieb
• alle Kosten zur Reinigung, Pflege und Wartung des Gemeinschaftswaschkellers
• sofern vorhanden: Kosten für den gemeinschaftlich genutzten Wäschetrockner und Bügelautomaten
• sofern nicht bereits im Kostenblock Wasserversorgung enthalten: Wasserkosten

Wasserversorgung

• Abrechnung erfolgt nach Angabe des Zählerstandes
• Grundgebühren und Betriebskosten
• bei Mehrfamilienhäusern: Kostenumlage für die jährlich erforderliche Legionellenprüfung
• Wartungskosten und Eichkosten für die Wasserzähler sowie Anlagen zur Aufbereitung oder Versorgung

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Verteilungsschlüssel: Zum „Was“ gehört das „Wie“

Die Betriebskosten sind in ihrem Grundsatz definiert. Daraus ergibt sich die nächste Frage: Wie kann der Vermieter die Nebenkosten auf seinen Mieter umlegen? Dafür stehen ihm vier Verteilungsschlüssel zur Verfügung:

• Verbrauch: Ablesen der Zähler
• Wohnfläche: Wohnungsgröße bestimmt Kostenhöhe
• Personenzahl: Anzahl der Personen im Haushalt
• Wohneinheit: Anzahl der Wohneinheiten

Mithilfe des Verteilerschlüssels wird fixiert, wie er die umlegbaren Kosten bei der Vermietung auf den Mieter umlegt. Manchmal kann ein Vermieter diesen Umlageschlüssel nicht frei auswählen, sondern die Betriebskostenart legt fest, welche Variante zum Einsatz kommt. Darüber hinaus müssen Sie als Vermieter Ihren Mieter darüber informieren, welchen Verteilungsschlüssel Sie nutzen wollen oder müssen.

Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Als Vermieter stehen Sie in der Pflicht, einen Zeitraum von einem Jahr zu nutzen, um dem Mieter die Abrechnung der Nebenkosten aus dem vergangenen Jahr zukommen zu lassen. Dies ist in § 556 Abs. 3 BGB vermerkt. Es ist wichtig, diese Frist einzuhalten, da ansonsten der Mieter die Betriebskosten nicht zahlen muss. Darüber hinaus kann jeder Rechenfehler dazu führen, dass die Betriebskostenabrechnung als fehlerhaft gewertet wird. Sofern der Mieter es verlangt, sind Sie verpflichtet, ihm alle Belege zur Abrechnung vorzuzeigen.

Wie bereits oben erwähnt, kommen unterschiedliche Verteilungsschlüssel zum Einsatz. Fürs Warmwasser und die Heizkosten ziehen Sie grundsätzlich die Werte des tatsächlichen Verbrauchs heran. Bei der Grundsteuer ist dies anders. Sie berechnet sich nach der Wohnfläche. In einem Posten dürfen Sie das Abwasser und den Kaltwasserverbrauch zusammenfassen. Um die Niederschlagswassergebühr umzulegen, muss sie im Mietvertrag vermerkt sein.

Nicht umlegbare Kosten bei der Vermietung

Während regelmäßig wiederkehrende Ausgaben zur Wohnqualitätsabsicherung als Nebenkosten Eingang in die Betriebskostenabrechnung finden können, müssen Sie diverse weitere Kosten aus der Kalkulation herauslassen. Dazu gehören beispielsweise Instandhaltungskosten. Unter sie fallen der Austausch einer defekten Glühbirne, die Reparatur der Heizungsanlage und vieles mehr. Gleiches zählt für die Verwaltungskosten, wenn Sie für Ihr Mehrfamilienhaus eine Hausverwaltung bestellen. Diese Kosten trägt der Vermieter. Eine Ausnahmeregelung existiert für Sozialwohnungen.

Besonders ärgerlich sind leerstehende Wohnungseinheiten in einem Mehrfamilienhaus. Die daraus entstehenden Kosten sind nicht umlagefähig. Für die Betriebskostenabrechnung ziehen Sie die gewohnten Verteilungsschlüssel heran. Beachten Sie bitte auch, dass einmalige Sonderausgaben von Ihnen zu tragen sind. Hierunter fallen unter anderem das Fällen eines Baums oder eine komplette Neuanlage des Gartens. Nur wenn die Ausgaben im Rahmen einer regelmäßigen Wartung entstehen, wären sie umlagefähig. Weitere nicht umlagefähige Kosten sind Steuern, eine Mietausfallversicherung und Finanzierungskosten .. Teilleistungen des Hausmeisters können Sie nicht in der Betriebskostenabrechnung geltend machen. Selbstverständlich sind ebenfalls nicht wirtschaftliche Ausgaben und damit deutlich überteuerte Dienstleistungen von der Abrechnung auszuschließen.

Detaillierte Betriebskostenabrechnung: mühsam, aber unerlässlich

Als Besitzer eines Mehrfamilienhauses mit Mietern haben Sie die Möglichkeit, diverse Kostenblöcke auf den Mieter umzulegen. Jedoch entstehen Ihnen noch weitere Nebenkosten, die nicht umlagefähig sind. Es ist dringend dazu angeraten, diesbezüglich eine sehr detaillierte und präzise Buchführung vorzunehmen. Nur auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sich Ihr Investmentobjekt tatsächlich lohnt. Bedenken Sie bitte auch, dass die jährliche Betriebskostenabrechnung nur einen Teil des Verwaltungsaufwands einer vermieteten Immobilie darstellt. Sollte Ihnen mit der Zeit dieser Aufwand zu groß werden, können Sie stets Ihr Mietshaus in Hannover, Braunschweig, Hildesheim, Wolfsburg und Salzgitter an Eisenberger Real Estate verkaufen. So erzielen Sie auf unkomplizierte Weise eine hohe Einmalzahlung, die Sie ganz nach Ihrem Belieben nutzen können. Und: Die letzte Betriebskostenabrechnung übernehmen selbstverständlich wir für sie!
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