Betriebskostenabrechnung erstellen: Diese Tipps sollten Sie beachten

Das Erstellen der jährlichen Betriebskostenabrechnung stellt bei Mehrfamilienhäusern (MFH) oftmals eine kleine Herausforderung dar. Unklar ist dabei, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Im Ergebnis sind viele Nebenkostenabrechnungen inkorrekt – der Deutsche Mieterbund bezeichnet sogar jede zweite Nebenkostenabrechnung als fehlerhaft. Grundsätzlich sind nicht alle Kosten umlagefähig, sodass hier auf eine strikte Unterteilung geachtet werden muss. Im Folgenden wird erklärt, welche Voraussetzungen eine formale korrekte Betriebskostenrechnung erfüllen muss und wie Sie Ihren Aufwand bei der Erstellung reduzieren.

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Die Bestandteile der Betriebskostenabrechnung

Neben der monatlichen Kaltmiete zahlen Mieter einen vereinbarten Abschlag für die anfallenden Nebenkosten. Hinter den Nebenkosten verbergen sich Positionen wie Frisch- und Abwasser, Heizkosten, Müllgebühren und Kosten für gemeinsamen Strom. Durch die Addition beider Werte ergibt sich die Warmmiete, die monatlich an den Vermieter gezahlt wird. Da ein klassisches Mehrfamilienhaus über verschiedene Wohneinheiten verfügt, sollte bereits im Mietvertrag ein Umlageschlüssel definiert werden. Dieser bestimmt, welcher Anteil der Allgemeinkosten auf den Mieter umgelegt werden darf.

Zum Ende eines Abrechnungszeitraums hat der Vermieter die Aufgabe, alle umgelegten Betriebskosten zusammenzurechnen und diese mit den Abschlagszahlungen des Mieters zu verrechnen. Sollten die geleisteten Abschläge zu hoch gewesen sein, so erhält der Mieter eine Erstattung der Differenz. Bei höheren Kosten muss der Mieter eine entsprechende Nachzahlung leisten. Insbesondere bei Mehrfamilienhäusern kann die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung mit einem hohen Aufwand einhergehen, denn für jede Wohnung müssen die relevanten Positionen einzeln aufgeführt werden. Eine Abrechnung der Positionen als „sonstige Betriebskosten“ ist nicht abrechenbar.
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Zahlreiche Kosten können auf den Mieter umgelegt werden. Ein Großteil der Nebenkosten entfällt auf die warmen Betriebskosten. Diese Kosten werden durch die Heizkostenabrechnung aufgeschlüsselt und lassen sich zu 50 bis 70 Prozent auf den individuellen Verbrauch des Mieters anrechnen. Die restlichen Kosten müssen Sie anhand der Quadratmeterzahl auf alle Parteien Ihres Mehrfamilienhauses umlegen.

Was versteht man unter Betriebskosten und wie werden die angesetzt?

Betriebskosten werden als Kosten definiert, die dem Eigentümer aufgrund des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Mehrfamilienhauses – dem Bewohnen – entstehen. Der entstehende Aufwand muss wiederkehrender Natur sein und regelmäßig auftreten. Dementsprechend sind Kosten, die einmalig oder innerhalb nicht definierter Zeiträume entstehen, keine Betriebskosten. In der Praxis erfolgt eine Unterscheidung in warme und kalte Betriebskosten. Bei den warmen Betriebskosten handelt es sich um alle umlagefähigen Betriebskosten. Werden die Betriebskosten für Heizung und Warmwasser subtrahiert, so ergeben sich die kalten Betriebskosten.

Um im Zuge der Vermietung die korrekten Betriebskosten anzusetzen, empfiehlt sich die Berücksichtigung des regionalen Betriebskostenspiegels. Der Betriebskostenspiegel gibt an, welche Betriebskosten im Durchschnitt innerhalb eines Abrechnungszeitraums für ein bestimmtes Objekt zu zahlen sind. Die Erhebung der entsprechenden Daten wird durch den Mieterbund für Deutschland sowie die einzelnen Bundesländer veranlasst. Der Betriebskostenspiegel dient vor allem zum Erkennen möglicher Ausreißer in der Abrechnung, sodass diese intensiver geprüft werden können.

Eine formal korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen

Eine Betriebskostenabrechnung erfordert eine formale Korrektheit. Ist diese nicht gegeben, so hat der Mieter ein Recht auf Einspruch sowie auf eine Korrektur der Abrechnung. Aus diesem Grund gibt es einige Formalitäten, die eingehalten werden müssen.

  • Einhaltung der Frist
  • Berücksichtigung des Abrechnungszeitraums
  • Angabe der Abrechnungsschlüssel
  • Angabe der Kosten

Die Abrechnung der jährlichen Betriebskosten muss spätestens ein Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums an den Mieter übermittelt werden. Ist dies nicht der Fall, so dürfen keine Kosten beim Mieter nachgefordert werden. Ein Guthaben ist dahingegen stets zahlbar und muss innerhalb eines Monats an den Mieter weitergeleitet werden. Wichtig ist hierbei, dass die Betriebskosten nur für einen Zeitraum von zwölf Monaten abgerechnet werden dürfen. Hierbei ist es allerdings unerheblich, wann das Anfangs- und Enddatum der Abrechnungsperiode ist. Sämtliche Betriebskosten müssen im Zuge der Abrechnung genau benannt und aufgeschlüsselt werden. Des Weiteren kann der Mieter bei Zweifeln an die korrekte Durchführung Einsicht in die vorliegenden Belege fordern. Diesem Recht sollte nachgekommen werden, da der Mieter ansonsten der Nachzahlung widersprechen kann. Im Zuge der korrekten Angaben müssen auch die vereinbarten Umlageschlüssel erkennbar sein. Als Vermieter eines Mehrfamilienhauses müssen Sie auf die korrekte Berechnung der individuellen Anteile der Mieter achten. Beziehen Sie sich stets auf den Umlageschlüssel, den Sie im Mietvertrag vereinbart haben.

Diese Positionen dürfen in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden

Die Grundlage für die Umlegung von Kosten auf den Mieter ist der Mietvertrag. Zur Einfachheit sollten Sie innerhalb eines Mehrfamilienhauses stets auf einen identischen Mietvertrag achten. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Kosten auf Ihre Mieter umlegen. Allerdings gibt es auch Kosten, die Sie als Vermieter eines Mehrfamilienhauses tragen müssen. Die Grundlage für umlegbare Kosten ist der Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung. Demnach sind u.a folgende Kosten umlegbar:

  1. Kosten der Wasserversorgung
  2. Hauswart
  3. Sach- und Haftpflichtversicherungen
  4. Grundsteuer
  5. Müllentsorgungskosten
  6. Warme Betriebskosten
  7. Reinigungs- und Pflegekosten
  8. Weitere Nebenkosten

Diese Positionen dürfen Sie nicht in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigen

Während Sie als Vermieter die umlegbaren Kosten dem Mieter berechnen dürfen, müssen Sie die nicht umlegbaren Kosten eigenständig tragen. Um Fehler bei der Abrechnung der Betriebskosten zu vermeiden, dürfen Sie die folgenden Positionen nicht berücksichtigen:

  1. Kosten für Verwaltung
  2. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
  3. Leerstände
  4. Maklerkostenl

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Auch, wenn Verwaltungskosten wiederkehrend sind, dürfen diese nicht umgelegt werden. Es handelt sich hierbei um administrative Ausgaben, die vom Eigentümer zu tragen sind. Auch das Übergeben administrativer Aufgaben an den Hausmeister führt zu einer Reduktion der ansetzbaren Kosten.

Weitere Einflussfaktoren bei der Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter haben Sie die Chance, zahlreiche Kosten auf den Mieter umzulegen. Allerdings sollten Sie stets darauf achten, dass Sie auf faire Verteilungsschlüssel setzen. Haben Sie einen Gewerbebetrieb in Ihrer Immobilie, so kann dies einen Einfluss auf die Heiz- und Müllentsorgungskosten haben, sodass hier eine Anpassung der Verteilungsschlüssel erfolgen sollte. Zusätzlich habe Sie auch die Chance, die Abschlagszahlungen an die realen Betriebskosten des Vorjahres anzupassen.

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